Mijn eerste blog moet wel gaan over de methode Getting Things Done (of te wel GTD) van David Allen. Het lezen over deze methode zette mij op het spoor om structuur te brengen in al mijn werkzaamheden en dingen die op mij afkomen. Ik zeg meteen dat het mij op een spoor zette omdat ik niet alles doe van GTD maar hetgeen gebruik wat past bij mij alhoewel ik denk dat ik toch (on)bewust 80% van de methode toepas in al mijn werkzaamheden. Mijn uiteindelijk doel in het leven is om bezig te zijn met de ‘dingen’ en niet dat de ‘dingen’ mij bezig houden. Met GTD heb ik een hulpmiddel dat mij helpt om dit doel weer iedere keer te bereiken.
Mijn uiteindelijk doel in het leven is om bezig te zijn met de ‘dingen’ en niet dat de ‘dingen ‘mij bezig houden.
Met GTD draait het om het volgende: “Get everything out of your head. Make decisions about actions required on stuff when it shows up – not when it blows up.“. Zelf had ik daar veel last van. Allemaal zaken die speelden en ik kwam er alleen aan toe als de boel al aan het escaleren was dus meestal te laat. Mijn brein maakte overuren om alles te proberen te onthouden. Vooral mijn mailbox was een mijnenveld. Daarom in deze eerste blog ook eerst aandacht voor dit probleem.
“Get everything out of your head. Make decisions about actions required on stuff when it shows up – not when it blows up.”
David Allen
Lijstjes, lijstjes en nog eens lijstjes
Het eerste wat ik dus deed was lijstjes aanleggen en dan niet 1 lijstje maar verschillende. Tsja de “stuff” is nu wel uit je hoofd maar dat was niet de oplossing van het probleem. Dit vind ik daarom ook het mooie van het GTD principe. Het gaat niet alleen om het uit je hoofd te krijgen. Alles wat op je afkomt moet je afhandelen. Doe je dat niet dan loopt je hoofd weer snel vol ondanks dat het (misschien) op een lijstje staat. Het mooi van deze methode is dat het geldt voor alles in je leven. Om dit dus toe te passen ben ik begonnen met mijn e-mail (je weet wel, het mijnenveld).
De missie is: Inbox leeg
Mijn mailbox was voor mij indirect namelijk ook een lijstje, vooral de plek waar de nieuwe mail binnen kwam, de Inbox. Allemaal mensen die op een of andere manier iets van me willen. Het probleem werd echter dat ik door de vele mails mijn mailbox eigenlijk niet meer zag, een beetje het bomen en bos verhaal. Vaak scande ik door de lange lijsten en betrapte ik me er op mails meerdere malen per dag te lezen. Het lijstje zorgde dus niet voor de oplossing, ik moest wat doen met de items van mijn lijstje. De methode GTD heeft mij een handvat gegeven hoe om te gaan met mijn e-mail. Op dit moment gaat het als volgt als ik mijn mailbox open.
- Lees e-mail
- Beslis wat je er mee wilt doen
- Verwijder mail uit inbox
- Pak de volgende e-mail
Lees e-mail
Duh dat is logisch. Nou bij mij was dat niet zo logisch. Er zit verschil tussen e-mail lezen en e-mail lezen. Waar ik eerst mail meer als kennisgeving aannam ben ik door GTD mails echt gaan lezen en me gaan afvragen: Wat wil deze mail (persoon) van mij? Binnen GTD noemen ze dit ook wel de fase “clarify”. Het is aan mij om te bepalen wat er moet gebeuren.
Er zit verschil tussen e-mail lezen en e-mail lezen.
Beslis wat je er mee wilt doen
Als het om e-mail gaat dan heb je globaal de volgende opties:
- Nu uitvoeren
Als hetgeen gevraagd wordt binnen 2 minuten te regelen is (bijv. terugmailen wat je wilt eten tijdens de lunch) dan dat meteen doen. - Later uitvoeren
Mocht hetgeen langer duren dan 2 minuten dan er een taak of project van maken. - Archiveren
Mocht de inhoud van de mail interessant voor later zijn dan archiveren in een aparte map. - Verwijderen
Geen actie benodigd en niet interessant? Dan gewoon drukken op die knop DELETE ( just let it go! ).
Verwijder mail uit inbox
De missie is iedere keer weer om de inbox leeg te krijgen. Dus na 1 van de 4 acties moet de mail uit de inbox. Ik kan me nog als de dag van gisteren herinneren hoe het voelde om een lege inbox te hebben. Het is voor mij (en waarschijnlijk iedereen) ook nodig want volle inbox-en vreten tijd en energie. Ze zorgen voor onrust in je hoofd en daar is je hoofd niet voor bedoeld. Waar we vroeger het wel moesten onthouden zien we nu dat de tijd gekomen is om je hoofd te gebruiken om informatie te verwerken i.p.v. te onthouden. Er zijn genoeg plekken zoals evernote, one-note, Remember the Milk en meer van dat soort software om dingen te onthouden.
Pak de volgende e-mail
Mocht je een volle inbox hebben dan is dit toch de methode. Pak iedere mail bij de kop en handel hem af.
Zelf aan de slag met je mail? Een paar tips!
Inspiratie opgedaan en je wilt er mee aan de slag?
- Mocht je los willen gaan dan geef ik je wel de tip om eerst te sorteren op afzender. Meestal groepeer je dan toch mails zodat je iets sneller kunt werken omdat vaak conversatiemails (dus meerdere mails die je heen en weer stuurt) met 1 persoon bij elkaar komen te staan en die gaan vaak over hetzelfde onderwerp.
- Neem iedere dag een uurtje de tijd en je zult zien dat je uiteindelijk een lege mailbox krijgt. Hou vol want de beloning is het meer dan waard!
- Is je mailbox leeg, houd hem dan ook leeg. Voorkomen is beter dan genezen.
- Begin vandaag nog!
“A journey of a thousand miles begins with a single step.”
Lao-tzu, The Way of Lao-tzu
Chinese philosopher (604 BC – 531 BC)
Meer weten?
Wil je meer weten over GTD dan verwijs ik je graag naar de website van David Allen. Natuurlijk doet zoeken via Google op het woord GTD ook wonderen 🙂 .